דיווח אחיד לקופות גמל – כך תמנעו מדברים ליפול בין הכיסאות ותמנעו מההשלכות של דיווח בניגוד לתקנות

משרד האוצר הוציא לפועל את רגולציית הדיווח הפנסיוני האחיד החל משנת 2014. מאז יותר ויותר עסקים נדרשים בחובת דיווח אחיד לקופות גמל, כולל עסקים קטנים שאינם מנוסים בדיווח פנסיוני כמו הארגונים הגדולים במשק, שכבר מתחילת הרגולציה נדרשו לדווח באופן אחיד. דיווח מדויק בהתאם לתקנות הוא קריטי מאוד לעסקים ודיווח לא תקין ולא מדויק עשוי לגרור קנסות כספיים ואף סנקציות פליליות. בנוסף לכך טעויות יוצרות סחבת ביורוקרטית, אי-הבנות מול העובדים והשלכות ביטוחיות כמו חוסר כיסוי ביטוחי – ופוגעות הן בעובדים והן במעסיקים. מה עושים? להלן כל הפרטים. 

מהו דיווח אחיד?

מעסיקים המעבירים תשלומים לקופת גמל, ביטוח פנסיוני וקרן השתלמות של עובדיהם נדרשים להעביר לחברה המנהלת את הקרן או החיסכון דיווח מקוון אודות פרטי ההפקדה והעובדים, כולל נתונים כמו כמה כסף הועבר לכל עובד, מהו מספר וסוג הפוליסה ובאיזה סעיף הפקדה מדובר – פיצויים/תגמולים/אובדן כושר עבודה.

יש לדווח גם על הפסקת תשלומים לעובד. הדיווח לחברה המנהלת את החיסכון הפנסיוני או את קרן ההשתלמות יעשה באמצעות קובץ דיגיטלי במבנה אחיד. 

דיווח אחיד לקופות גמל נועד בשביל שהקופות ידעו לקלוט את הכספים בקופות השונות של העובדים באופן מדויק. לאחר מכן הן מעבירות היזון חוזר – דיווח חזרה לגורם ששלח את הדיווח האחיד לגבי כמה כסף נקלט ואצל מי. כך ניתן לדעת האם כל עובד קיבל את הכספים והאם הם אכן נקלטו כמו שצריך.

אילו עסקים חייבים בחובת דיווח אחיד?

החל מ-19/02/2023 חובת דיווח אחיד חלה על עסקים שמעסיקים 3 עובדים ומעלה. החל מה-24/02/2024 חובת דיווח אחיד תחול גם על עסקים שמעסיקים פחות מ-3 עובדים, משמע כלל העסקים במשק שמעסיקים עובדים.

מתי יש לבצע דיווח אחיד?

הדיווח נעשה במועד שבו מופקדים הכספים. 

מהי האחריות המוטלת על העסקים ובעלי העסקים?

בנוסף לעצם החובה לדווח באמצעות דיווח אחיד בהתאם לתקנות, על המעסיקים מוטלת האחריות לוודא את תקינות העברת הכספים לקופות. בנוסף, הנתונים בקובץ הדיווח חייבים להיות זהים ותואמים לנתונים הקיימים בתוכנת השכר של העסק.

דברים נופלים בין הכיסאות כשהגוף המשווק איננו הגוף המתפעל

דיווח אחיד עלול להשתבש באופן זה או אחר – כמו שנפרט בהמשך. האפשרות הזאת מקבלת משנה תוקף כאשר הגוף האחראי על תפעול והעברת הכספים עבור העסק הוא לא הגוף המשווק, משמע הגוף שמכר והתאים לעסק את הפוליסה. לפיכך המצב האידיאלי הוא שהגוף המשווק הוא גם הגוף המתפעל.

מה עלול לקרות כאשר דברים נופלים בין הכיסאות?

שלל טעויות עשויות להתרחש בתהליך דיווח אחיד לקופות גמל, וטעויות אלו נושאות השלכות לבעלי עסקים מכל הגדלים. להלן מספר דוגמאות נפוצות:

• העברת כספים לא תקינה, כמו למשל העברה לא מדויקת או העברה שלא נקלטת במועד, תחייב את המעסיק בתשלום ריבית לגוף הפנסיוני ויכולה ליצור מצב של חוסר כיסוי ביטוחי עבור העובד
  
• דיווח שאיננו בהתאם לתקנות חושף את המעסיקים להטלת קנסות כספיים ישירים של עד 200 אלף ש"ח מצד רשות שוק ההון והביטוח
  
• קיימת אי-התאמה בין הנתונים המופיעים בקובץ הדיווח והנתונים המופיעים בתוכנת השכר של העסק, מה שעלול לחשוף את העסק לסנקציות פליליות 

בנוסף, טעויות מסוג זה יוצרות סחבת ביורוקרטית, אי-הבנות מצערות מול עובדים, עוגמת נפש לכל המעורבים, השלכות ביטוחית כמו חוסר כיסוי ביטוחי ובאופן כללי פגיעה בעובדים ובמעסיקים כאחד. 

דיווח אחיד ומדויק כשהכל מטופל במקום אחד

אם אתם צריכים לרכוש ביטוח פנסיוני לעובדים, כדאי לעשות זאת במקום שלא רק משווק את הפוליסה, משמע מתאים ומוכר לכם אותה, אלא גם יכול לתפעל אותה עבורכם, להעביר את הכספים לקופות ולקרנות ולטפל עבורכם בכל השייך לדיווח אחיד. באופן זה תמנעו רבות מהטעויות העלולות להתרחש ולפגוע בעסק שלכם ובכם כבעלי עסקים מכל הגדלים והסוגים במשק.

דיווח מדויק כהלכה ועמידה בדרישות הרגולציה דרך קבוצת גור – סוכנות הביטוח הפרטית הגדולה בישראל

קבוצת גור מבצעת גם שיווק וגם תפעול פוליסות ביטוח פנסיוני, לרבות העברת הכספים ודיווח אחיד ומדויק לקופות וטיפול בהשבת כספים בעת ובמידת הצורך. איתנו דברים וכספים לא ייפלו לכם בין הכיסאות. נעביר את הכספים באופן מדויק ותקין לקופות, הכיסויים הביטוחיים של העובדים תמיד יהיו בתוקף ונעביר דיווח אחיד כמו שצריך ועל-פי הדרישות הרגולטוריות. כמו תמיד – אנחנו נטפל לכם בהכל. גם במאני טיים וגם בשגרה.

אנחנו יודעים לטפל בכל סוגיה רלוונטית. אם למשל הכסף לא נקלט בהצלחה – נטפל בכך מול מי שצריך, כמו למשל מול חברת הביטוח שאולי לא ביצעה פעולה נדרשת בפוליסה של העובד או מול העובד שצריך להוסיף מסמך או חתימה. 

יתרה מכך, יהיה לכם איש קשר תפעולי אחד ויחיד וערוץ תקשורת ישיר איתו, כך שלא תצטרכו להיסחב ולהיטרטר ולא יעבירו אתכם בין מוקדים ומוקדנים שונים. אלו החיים הטובים לבעלי עסקים.

יש לנו פתרונות לכל העסקים, בכל התחומים ובכל הגדלים – כולל פתרונות מותאמים לעסקים קטנים שצריכים להתעסק בדיווח אחיד החל משנת 2023 ו-2024, מה שהם לא היו צריכים בחלקם לעשות קודם לכן, ולכן הם פחות מנוסים בדיווח פנסיוני במבנה אחיד. 

לקבלת ייעוץ אישי ומידע נוסף, השאירו פרטים בטופס הנמצא כאן ונשוב אליכם בתוך יום עסקים אחד או צרו איתנו קשר במספר הטלפון *2986 בימים א' עד ה' בין השעות 08:30 עד 16:00.

מידע נוסף